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Privacy Policy for OMR 2025 Live Portrait Experience

ENGLISH

1. Introduction

This Privacy Policy explains how LucidLink Corp. (“LucidLink) ("we", "us", "our") collects, uses, and protects your personal data during the Live Portrait Experience at our booth at the OMR Festival 2025 (“the event”) in Hamburg, Germany on May 6-7, 2025 at Hamburg Exhibition Centre. We are committed to protecting your privacy and complying with applicable data protection laws, including the General Data Protection Regulation (GDPR), German Federal Data Protection Act (BDSG), and other applicable data protection laws and regulations.

2. Data Controller

LucidLink is the data controller responsible for your personal data collected during the event. LucidLink’s registered address is 58 West Portal Ave, #256 San Francisco, CA 94127. For any privacy related queries please email: privacy@lucidlink.com. 

3. Personal Data We Collect

During the Live Portrait Experience at our trade show booth, we may collect and process the following personal data: full name, email address, your photograph(s) taken by our professional photographer and video recordings and live streaming footage in which you are identifiable. We may also collect and process content derived from your personal data, including digital illustrations created by our illustrator based on your photograph.

4. How We Use Your Personal Data

We process your personal data for the following purposes:

Providing the Live Portrait Experience Service:

  • Uploading your photograph to our LucidLink filespace solution

  • Enabling our UK-based illustrator to access your photograph via LucidLink filespace to create your digital portrait

  • Live streaming the creation process at our booth

  • Delivering the final portrait to you via email from portrait@lucidlink.com 

  • Managing your participation in the experience


Marketing Communications (only with your explicit consent):

  • Sending information about LucidLink products, services, and events

  • Providing relevant updates and offers

For more details on how LucidLink handle marketing data, please visit our company Privacy Policy at https://www.lucidlink.com/privacy. 

5. Legal Basis for Processing

We process your personal data based on the following legal grounds:

  • Performance of a Contract: The processing is necessary to provide you with the Live Portrait Experience you have requested.

  • Consent: For marketing communications, we will only contact you if you have provided explicit consent by checking the opt-in box on our registration form.

  • Legitimate Interests: To showcase the experience, market our products, create and use promotional content, evaluate our event activities, maintain necessary records, responding to inquires and other similar business operations. 

6. Data Sharing and International Transfers

Your personal data will be shared with:

  • Our Germany-based photographer: Your photograph will be taken by our photographer at the event in Germany. Your photograph will then be uploaded to our LucidLink filespace solution.

  • Our UK-based illustrator: Your photograph will be accessed remotely by our illustrator in the UK to create your digital portrait. This will then be emailed to you. 

Depending on where our LucidLink filespace cloud storage is located, the above processes may involve international transfers of data. Any such transfers are covered by appropriate safeguards, including Standard Contractual Clauses (SCCs) or adequacy decisions recognised by the European Commission.

  • Service providers: We use third-party service providers in order to support our operations, including but not limited to:

    a. Third party cloud service providers e.g. AWS – which facilitates the LucidLink filespace solution for storing and sharing your photograph and portrait

    b. Email service providers for delivering your portrait

    c. Live streaming technology at our booth

Our service providers are largely based in the United States. We have established appropriate legal agreements with all service providers, including Data Processing Agreements (DPA’s), to ensure the safe collection, processing, and transfer of your data and require all third parties to maintain appropriate security measures and to process your data only according to our instructions, in compliance with applicable data protection laws.

7. Video Recording, Live Streaming and Photography 

As part of the Live Portrait Experience, we will take photographs, record video footage, and conduct live streaming of the portrait creation process at our booth. This will capture your image and interactions during your participation. Areas where recording occurs will be clearly marked with visible signs. If you do not wish to be photographed or recorded, please inform our staff before participating, and we will make reasonable efforts to accommodate your request and/or contact commnity@lucidlink.com. 

8. Intellectual Property Rights 

By participating in the Live Portrait Experience, you acknowledge and agree that LucidLink owns all intellectual property rights, including copyright, in all content created during the experience, including: photographs taken by our photographer, video recordings of your participation, digital portraits created by our illustrator and any live stream footage featuring you. While we provide you with a copy of your digital portrait for personal use, LucidLink retains all rights, title, and interest in all these works.

You are granted a non-exclusive, non-transferable license to use your digital portrait for personal, non-commercial purposes only. Any reproduction, distribution, public display, or creation of derivative works based on any content from the Live Portrait Experience for commercial purposes requires prior written permission from LucidLink.

9. Data Retention

LucidLink will retain your personal data as follows:

  • For participants who do not opt-in to marketing: Your contact information (name and email) will be retained for 30 days after the event to complete the service and address any immediate follow-up needs.

  • For participants who opt-in to marketing: Your contact information will be retained in our marketing database until you withdraw consent or request deletion.

  • For all participants: Your photographs, video recordings (if any), and digital portrait will be retained for up to 12 months after the event for marketing, social media, and promotional purposes as described in Clause 8 Intellectual Property Rights, regardless of your marketing preferences.

The Germany-based photographer and UK-based illustrator will retain your photograph and portrait for a maximum of 30 days after the event, after which all copies will be permanently deleted from their devices and systems. They are contractually obligated to maintain confidentiality and process your data solely for the purpose of providing the Live Portrait Experience service.

10. Your Rights

Under applicable data protection laws, you have the following rights:

  • Right to access: Request copies of your personal data

  • Right to rectification: Request correction of inaccurate data

  • Right to erasure: Request deletion of your data in certain circumstances

  • Right to restrict processing: Request limitation of processing in certain circumstances

  • Right to data portability: Request transfer of your data in a machine-readable format

  • Right to object: Object to processing based on legitimate interests, including profiling

  • Right to withdraw consent: Withdraw marketing consent at any time without affecting the lawfulness of processing based on consent before withdrawal

To exercise any of these rights, please contact us at privacy@lucidlink.com. 

11. Data Security

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against unauthorized or unlawful processing, accidental loss, destruction, or damage. Our LucidLink filespace solution incorporates security features designed to protect your data during storage and transmission.

12. Complaints

If you have concerns about how we process your personal data, please contact us at privacy@lucidlink.com. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU member state of your habitual residence, place of work, or place of the alleged infringement.

For Germany, the relevant authority is:  

Hamburg Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit)

Address:
Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG
20459 Hamburg
Germany

Phone: +49 (0) 40 428 54 - 4040
Fax: +49 (0) 40 428 54 - 4000
Email: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Website: https://datenschutz-hamburg.de/


GERMAN

Datenschutzerklärung für das OMR 2025 Live Portrait Experience

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie LucidLink Corp. („LucidLink“) („wir“, „uns“, „unser/e“) Ihre personenbezogenen Daten während des Live Portrait Experience an unserem Stand auf dem OMR Festival 2025 („die Veranstaltung“) am 6. und 7. Mai 2025 in der Hamburg Messe, Hamburg, Deutschland, erhebt, verwendet und schützt. Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und die geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer anwendbarer Datenschutzgesetze und -vorschriften.  

2. Datenverantwortlicher

LucidLink ist der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, die während der Veranstaltung erfasst werden. Die eingetragene Adresse von LucidLink lautet: 58 West Portal Ave, #256 San Francisco, CA 94127, USA. Bei Fragen zum Datenschutz senden Sie bitte eine E-Mail an: privacy@lucidlink.com. .  

3. Personenbezogene Daten, die wir erfassen

Während des Live Portrait Experience an unserem Messestand können wir die folgenden personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten: vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Ihre von unserem professionellen Fotografen aufgenommenen Fotos und Videoaufzeichnungen sowie Live-Streaming-Material, auf dem Sie identifizierbar sind.  

Wir können auch Inhalte erfassen und verarbeiten, die von Ihren personenbezogenen Daten abgeleitet sind, einschließlich digitaler Illustrationen, die von unserem Illustrator auf der Grundlage Ihres Fotos erstellt werden.  

4. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

  • Bereitstellung des Live Portrait Experience Service:

    a. Hochladen Ihres Fotos in unsere LucidLink Filespace-Lösung

    b. Ermöglichung des Zugriffs unseres in Großbritannien ansässigen Illustrators auf Ihr Foto über LucidLink Filespace, um Ihr digitales Porträt zu erstellen

    c. Live-Streaming des Erstellungsprozesses an unserem Stand

    d. Zusendung des endgültigen Porträts per E-Mail von portrait@lucidlink.com

    e. Verwaltung Ihrer Teilnahme an dem Erlebnis

  • Marketingmitteilungen (nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung):

    a. Versenden von Informationen über Produkte, Dienstleistungen und Veranstaltungen von LucidLink

    b. Bereitstellung relevanter Updates und Angebote

Weitere Informationen darüber, wie LucidLink mit Marketingdaten umgeht, finden Sie in unserer Unternehmensdatenschutzerklärung unter https://www.lucidlink.com/privacy.  

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihnen die von Ihnen angeforderte Live Portrait Experience zu ermöglichen.  

  • Einwilligung: Für Marketingmitteilungen werden wir Sie nur kontaktieren, wenn Sie durch Anklicken des Opt-in-Kästchens auf unserem Registrierungsformular ausdrücklich Ihre Einwilligung dazu erteilt haben.  

  • Berechtigte Interessen: Zur Präsentation des Erlebnisses, zur Vermarktung unserer Produkte, zur Erstellung und Nutzung von Werbeinhalten, zur Bewertung unserer Veranstaltungsaktivitäten, zur Führung notwendiger Aufzeichnungen, zur Beantwortung von Anfragen und für andere ähnliche Geschäftsabläufe.  

6. Datenweitergabe und internationale Übermittlungen

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:

  • Unsere in Deutschland ansässigen Fotografen: Ihr Foto wird von unseren Fotografen auf der Veranstaltung in Deutschland aufgenommen.  

  • Ihr Foto wird dann in unserer LucidLink Filespace-Lösung hochgeladen.  

  • Unser in Großbritannien ansässiger Illustrator: Auf Ihr Foto wird von unserem Illustrator im Vereinigten Königreich aus der Ferne zugegriffen, um Ihr digitales Porträt zu erstellen.  

  • Dieses wird Ihnen dann per E-Mail zugesandt.  

Abhängig davon, wo sich unser LucidLink Filespace Cloud-Speicher befindet, können die oben genannten Prozesse internationale Datenübermittlungen beinhalten. Alle diese Übermittlungen sind durch geeignete Schutzmaßnahmen abgedeckt, einschließlich Standardvertragsklauseln (SCCs) oder Angemessenheitsbeschlüsse, die von der Europäischen Kommission anerkannt sind.  

  • Dienstleister: Wir setzen Drittanbieter ein, um unsere Geschäftstätigkeit zu unterstützen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

    a. Drittanbieter von Cloud-Diensten, z. B.

    b. AWS – das die LucidLink Filespace-Lösung zum Speichern und Teilen Ihres Fotos und Porträts bereitstellt

    c. E-Mail-Dienstleister für die Zustellung Ihres Porträts

    d. Live-Streaming-Technologie an unserem Stand

Unsere Dienstleister haben ihren Sitz größtenteils in den Vereinigten Staaten von Amerika.  

Wir haben mit allen Dienstleistern geeignete rechtliche Vereinbarungen getroffen, einschließlich Datenverarbeitungsvereinbarungen (DVAs), um die sichere Erfassung, Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Daten zu gewährleisten, und verlangen von allen Dritten, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und Ihre Daten nur gemäß unseren Anweisungen in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen zu verarbeiten.  

7. Videoaufzeichnung, Live-Streaming und Fotografie

Im Rahmen des Live Portrait Experience werden wir Fotos machen, Videomaterial aufzeichnen und den Porträterstellungsprozess an unserem Stand live streamen. Dabei werden Ihr Bild und Ihre Interaktionen während Ihrer Teilnahme erfasst. Bereiche, in denen Aufzeichnungen stattfinden, werden deutlich sichtbar gekennzeichnet. Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, informieren Sie bitte unsere Mitarbeiter vor der Teilnahme, und wir werden angemessene Anstrengungen unternehmen, um Ihrer Bitte nachzukommen, und/oder wenden Sie sich an commnity@lucidlink.com .  

8. Geistige Eigentumsrechte

Durch die Teilnahme am Live Portrait Experience erkennen Sie an und stimmen zu, dass LucidLink alle geistigen Eigentumsrechte, einschließlich des Urheberrechts, an allen während des Erlebnisses erstellten Inhalten besitzt, einschließlich: Fotos, die von unserem Fotografen aufgenommen wurden, Videoaufzeichnungen Ihrer Teilnahme, digitale Porträts, die von unserem Illustrator erstellt wurden, und jegliches Live-Stream-Material, auf dem Sie zu sehen sind.  

Während wir Ihnen eine Kopie Ihres digitalen Porträts für den persönlichen Gebrauch zur Verfügung stellen, behält LucidLink alle Rechte, Titel und Ansprüche an diesen Werken.  

Ihnen wird eine nicht-exklusive, nicht übertragbare Lizenz zur Nutzung Ihres digitalen Porträts nur für persönliche, nicht-kommerzielle Zwecke gewährt.  

Jede Vervielfältigung, Verbreitung, öffentliche Zurschaustellung oder Erstellung abgeleiteter Werke, die auf Inhalten des Live Portrait Experience basieren und für kommerzielle Zwecke bestimmt sind, bedarf der vorherigen schriftlichen Genehmigung von LucidLink.  

9. Datenspeicherung

LucidLink speichert Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:

  • Für Teilnehmer, die sich nicht für Marketingzwecke anmelden: Ihre Kontaktinformationen (Name und E-Mail) werden nach der Veranstaltung 30 Tage lang aufbewahrt, um den Service abzuschließen und eventuelle unmittelbare Nachfragen zu bearbeiten.  

  • Für Teilnehmer, die sich für Marketingzwecke anmelden: Ihre Kontaktinformationen werden in unserer Marketingdatenbank gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die Löschung beantragen.  

  • Für alle Teilnehmer: Ihre Fotos, Videoaufzeichnungen (falls vorhanden) und digitalen Porträts werden unabhängig von Ihren Marketingpräferenzen bis zu 12 Monate nach der Veranstaltung für Marketing-, Social-Media- und Werbezwecke gemäß Klausel 8 (Geistige Eigentumsrechte) aufbewahrt.  

Der in Deutschland ansässige Fotograf und der im Vereinigten Königreich ansässige Illustrator werden Ihr Foto und Porträt maximal 30 Tage nach der Veranstaltung aufbewahren. Danach werden alle Kopien dauerhaft von ihren Geräten und Systemen gelöscht. Sie sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Erbringung des Live Portrait Experience Service.  

10. Ihre Rechte

Nach den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie die folgenden Rechte:

  • Recht auf Auskunft: Fordern Sie Kopien Ihrer personenbezogenen Daten an

  • Recht auf Berichtigung: Fordern Sie die Korrektur unrichtiger Daten an

  • Recht auf Löschung: Fordern Sie unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer Daten an

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Fordern Sie unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung an

  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Fordern Sie die Übertragung Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format an

  • Widerspruchsrecht: Legen Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen ein, einschließlich Profiling

  • Recht auf Widerruf der Einwilligung: Widerrufen Sie die Einwilligung zur Marketingkommunikation jederzeit, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@lucidlink.com.  

11. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbefugte oder unrechtmäßige Verarbeitung, versehentlichen Verlust, Zerstörung oder Beschädigung zu schützen. Unsere LucidLink Filespace-Lösung umfasst Sicherheitsfunktionen, die Ihre Daten während der Speicherung und Übertragung schützen sollen.  

12. Beschwerden

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Art und Weise haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@lucidlink.com. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.  

Für Deutschland ist die zuständige Behörde:

Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit

Adresse: Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG 20459 Hamburg, Deutschland

Telefon: +49 (0) 40 428 54 - 4040

Fax: +49 (0) 40 428 54 - 4000

E-Mail: [email address removed]

Website:https://datenschutz-hamburg.de/